Privacy reglement

Privacyreglement Huisartsenpraktijk Arentsen en Groeneveld

(Gebaseerd op publicatie van de KNMG ‘Privacywetgeving en omgaan met patiëntengegevens uit 2002)

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw arts een dossier aanlegt. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens opgenomen die uw arts elders, bijvoorbeeld bij een medisch specialist in het ziekenhuis of bij de bedrijfsarts met uw toestemming heeft opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit uw

dossier wordt verstrekt aan andere hulpverleners. Zo kunnen bij een verwijzing bijvoorbeeld gegevens aan een medisch specialist, een laboratorium of een fysiotherapeut worden verstrekt, tenzij u daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. Ook kunnen gegevens worden gebruikt voor waarneming of voor intercollegiale toetsing binnen bijvoorbeeld de huisartsengroep.

Een beperkt aantal gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie. Ook worden gegevens uit uw dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven. Een voorbeeld: bij een overlijden moet de behandelend arts een verklaring van overlijden afgegeven aan de ambtenaar van de burgerlijke stand.

Als uw arts uw gegevens wil gebruiken voor een ander doel dan hierboven is aangegeven, dan moet u daarover geïnformeerd worden en is uw toestemming nodig. Uw toestemming is bijvoorbeeld nodig als uw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot uw persoon herleidbaar zijn.

 

Huisartsenpraktijk Arentsen en Groeneveld maakt gebruik van een computersysteem voor het beheren van het Elektronisch Medisch Dossier (EMD). Basisgegevens als naam, adres, telefoon, burgerservicenummer en verzekeringsgegevens worden hierin vastgelegd. Alle contacten worden in het medisch journaal geregistreerd, evenals geneesmiddelen en alle andere artikelen die aan de patiënt worden afgeleverd. Specialistenbrieven en uitslagen komen voor het grootste gedeelte elektronisch binnen en worden aan het dossier gekoppeld. Sinds 2009 worden brieven die nog per post bezorgd worden ingescand en opgeslagen in ons computersysteem. Naast het elektronisch dossier is er ook nog een papieren archief dat op de zolder van het Zorgplein ligt opgeslagen. Dagelijks wordt een automatische back up gemaakt van de gegevens die op de computer zijn opgeslagen.

 

Onze praktijk is aangesloten op het Landelijk Schakelpunt (LSP). Momenteel is deze module nog van zeer beperkte waarde. Waarnemende huisartsen werkzaam bij de Dokterswacht en de huisartsengroep Lemsterland hebben al wel inzage in uw dossier met als doel u optimaal te kunnen behandelen in geval dat uw eigen arts buiten kantooruren of tijdens vakantie niet beschikbaar is. Indien u dit niet wenselijk vindt of indien u vindt dat bepaalde delen van uw dossier om privacyredenen moeten worden afgeschermd dan kunt u dit bij ons kenbaar maken en dan kan uw dossier of kunnen delen ervan worden aan- of uitgezet voor waarneming door andere artsen. Ten aanzien van het LSP geldt een zogenaamde Opt-in systematiek. Dit houdt in dat u expliciet aan ons kenbaar dient te maken dat u wilt dat gegevens worden uitgewisseld. U kunt dit ook via de website www.ikgeeftoestemming.nl

 

Beveiliging van uw gegevens

Uw arts draagt er zorg voor dat uw gegevens veilig worden opgeborgen, dat deze niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Rechtstreeks bij uw behandeling betrokken hulpverleners hebben ook toegang tot uw gegevens. Voorbeelden zijn de (praktijk)assistent(e), waarnemer en geconsulteerde andere hulpverleners. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor hun taak. Deze hulpverleners zijn ook verplicht tot geheimhouding.

 

In huisartsenpraktijk Arentsen en Groeneveld hebben de volgende medewerkers toegang tot uw gegevens: Drs. J.C. Arentsen, behandelend arts, Drs. K.G. Groeneveld, behandelend arts, G. Hogeterp, nurse practitioner, J. Beljon, praktijkassistente, L. Huytema, praktijkassistente, T. Westerbrink, praktijkondersteuner somatiek, S. Schraa, praktijkondersteuner GGZ. Onze praktijk is een opleidingspraktijk. Ook artsen en assistenten in opleiding hebben toegang tot uw gegevens.

Alle bovenstaande medewerkers hebben een eigen toegangscode tot het computersysteem. De computers zijn beveiligd tegen virussen met behulp van software die wordt geleverd en geupdate door een erkende computerleverancier (Cobbler BV).

 

Bewaartermijn

Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is voor het doel of de doelen zoals hierboven aangegeven. De algemene bewaartermijn is tien jaar maar de termijn kan ook langer zijn. Gegevens mogen in ieder geval tot 1 mei 2005 worden bewaard, ongeacht wanneer ze zijn vastgelegd. Dat kan van belang zijn voor bijvoorbeeld medisch-wetenschappelijk onderzoek. Als een beroep wordt gedaan op het vernietigingsrecht (zie hieronder) kan de bewaartermijn korter zijn.

Het kan voorkomen dat uw arts de gegevens langer dan tien jaar moet bewaren, bijvoorbeeld omdat hij alleen goede zorg kan bieden als de gegevens bewaard blijven. U kunt hierbij denken aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Binnen de huisartsenpraktijk is het gewoonte de verschillende patiëntgegevens met het oog op de continuïteit van zorg integraal op een kaart of in een bestand vast te leggen en langere tijd te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van u uitgaan. Daarover kunt u met uw arts afspraken maken.

 

Recht op inzage en afschrift

U heeft er recht op uw gegevens in te zien en u kunt om een afschrift van uw gegevens verzoeken. Uw arts moet dat verzoek binnen vier weken honoreren, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander. Voor het verstrekken van afschriften mag hij een vergoeding vragen.

 

Voor een afschriftverzoek per pagina maximaal 0,23 euro met een maximum van 4,50 euro per verzoek; voor afschriften op een andere gegevensdrager dan op papier (zoals op diskette of via pc of op röntgenfoto 13) maximaal 4,50 euro. Voor afschriften van meer dan 100 blz. kan maximaal 22,50 euro gevraagd worden. Voor afschriften van gegevens uit een moeilijk toegankelijke registratie (bijvoorbeeld een microfilm) is de vergoeding maximaal 22,50 euro.

 

Recht op aanvulling, correctie en afscherming

Als u van mening bent dat de gegevens in uw dossier inhoudelijk onjuist zijn, kunt u de arts vragen deze te corrigeren. U kunt hem ook vragen een door u afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. U kunt, indien u toch prijs stelt op bewaring van de gegevens, uw arts verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen als u vindt dat deze minder relevant of niet geheel juist zijn. U krijgt binnen vier weken te horen of, en zo ja, in hoeverre aan uw verzoek wordt voldaan.

 

 

Recht op verwijdering en vernietiging

U kunt uw arts vragen (een deel van)uw gegevens te vernietigen. Uw arts moet dit verzoek binnen drie maanden uitvoeren, tenzij hij aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan uzelf, of omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt.